[자동화 실습 2탄] 문의 내용, AI가 한 줄 요약해서 노션에 자동 저장하기

지난 1탄에서는 구글폼으로 문의가 들어오면 이메일로 바로 알림받는 자동화를 만들어봤는데요, 오늘은 여기에 도구를 하나 더 붙여보려고 합니다. 문의 내용을 AI가 한 줄로 요약하고, 그걸 노션 데이터베이스에 자동으로 정리까지 해주는 자동화예요.

시리즈 로드맵대로 이번 편부터는 도구 여러 개를 엮는 단계입니다. 1탄이 "이벤트 하나 → 알림 하나"였다면, 오늘은 "이벤트 하나 → AI 처리 → 저장"까지 이어지는 조금 더 긴 흐름을 만들어볼 거예요.

오늘 만들 것: 구글폼 → AI 요약 → 노션 저장

혹시 문의가 쌓일수록 어떤 게 급한 건이고 어떤 게 단순 질문인지 한눈에 파악하기 어려우셨던 적 없으신가요? 이메일 알림만으로는 결국 문의 내용을 하나하나 다시 열어봐야 하니까요. 오늘은 문의가 들어오는 순간 AI가 핵심만 한 줄로 정리해서, 노션에 깔끔한 목록으로 쌓이게 만들어보겠습니다.

필요한 도구

• 1탄에서 만든 구글폼 + 스프레드시트 (그대로 재사용)
• Zapier 무료 플랜 (1탄과 동일 계정)
• 노션 무료 플랜 (문의 기록용 데이터베이스 하나)

1탄을 이미 따라 하셨다면 새로 준비할 건 노션 계정 하나뿐입니다.

미리 준비하기: 노션 데이터베이스

노션에서 새 페이지를 만들고 "표" 형태의 데이터베이스를 하나 추가해주세요. 열은 "이름", "연락처", "요약", "원문", "접수일" 다섯 개면 충분합니다. 이 데이터베이스가 오늘 자동화의 최종 도착지가 됩니다.

따라하기

① Zapier에 AI 요약 단계 추가하기

1탄에서 만든 Zap을 열고, 기존 "이메일 알림" 액션 다음에 액션을 하나 더 추가합니다. 앱 검색창에 "OpenAI" 또는 "ChatGPT"를 검색해서 선택하고, 이벤트는 "Conversation"을 고르세요.

② 요약 프롬프트 넣기

프롬프트 입력창에 이렇게 적어주세요. "다음 문의 내용을 15자 이내 한 줄로 요약해줘: {문의 내용}". 중괄호 부분은 직접 타이핑하지 말고, 1탄 때처럼 스프레드시트의 "문의 내용" 필드를 클릭해서 끼워 넣어야 합니다. 이렇게 하면 문의가 들어올 때마다 그 내용이 자동으로 프롬프트에 채워집니다.

③ 노션 액션 추가하기

그다음 액션으로 "Notion"을 검색해서 선택하고, 이벤트는 "Create Database Item"을 고릅니다. 아까 만든 데이터베이스를 연결한 뒤, 각 열에 맞는 값을 채워주세요. "요약" 열에는 방금 만든 AI 요약 결과를, "원문" 열에는 원래 문의 내용을, 나머지는 1탄처럼 스프레드시트 필드를 그대로 끌어다 넣으면 됩니다.

④ 테스트하고 켜기

Zapier의 테스트 기능으로 실제 노션에 항목이 잘 생기는지 확인하세요. AI 요약이 너무 길게 나오거나 어색하면, ②번 프롬프트 문구를 조금씩 다듬어가며 재테스트하면 됩니다. 정상 작동을 확인했다면 On으로 켜주세요.

완성 결과 확인

폼을 하나 제출하고 1~2분 기다리면, 이메일 알림은 그대로 오고 동시에 노션 데이터베이스에도 새 줄이 하나 생깁니다. "문의: 견적 관련 급한 확인 요청" 같은 긴 원문이 "요약" 열에는 "견적 확인 요청"처럼 짧게 정리돼서 들어오는 걸 보실 수 있을 거예요.

막히기 쉬운 부분 미리 알아두기

두 군데에서 자주 헷갈려하십니다.

첫째, OpenAI 액션을 처음 추가하면 API 키를 넣으라는 화면이 뜹니다. 개인 OpenAI 계정에서 API 키를 발급받아 넣어야 하는데, 이 부분은 약간의 사용료(문의 1건당 몇 원 수준)가 발생한다는 점을 미리 알아두세요. 무료로 하고 싶다면 OpenAI 대신 Zapier 자체 내장 AI 액션("Zapier AI")을 검색해서 쓰는 방법도 있습니다.

둘째, 노션 액션에서 데이터베이스가 목록에 안 보이는 경우가 있는데요, 대부분 Zapier와 노션을 연결할 때 해당 페이지에 대한 접근 권한을 깜빡하고 안 줘서 그렇습니다. 노션 연결 설정 화면에서 방금 만든 데이터베이스 페이지를 다시 한번 선택해서 권한을 허용해주시면 바로 해결됩니다.

응용 아이디어

• 요약뿐 아니라 "긴급도"까지 AI가 판단하게 만들 수 있습니다. 프롬프트에 "급함/보통/여유 중 하나로도 분류해줘"를 추가하면 노션에 우선순위 열도 자동으로 채워집니다.
• 노션 대신 구글 시트나 에어테이블로 바꿔도 원리는 동일합니다. 이미 팀에서 쓰고 있는 도구가 있다면 그쪽으로 연결하시면 됩니다.
• 요약 결과를 슬랙 메시지 제목으로 쓰면, 알림 목록만 봐도 내용을 파악할 수 있어 훨씬 빠르게 훑어볼 수 있습니다.
• 문의량이 많은 분들은 노션 데이터베이스에 "상태"(미처리/처리중/완료) 열을 하나 추가해서, 처리 현황판으로 확장해보시는 것도 추천드립니다.

오늘의 핵심 요약

• 1탄의 자동화에 AI 요약 단계와 노션 저장 단계를 이어붙여서, 문의 하나로 세 가지 일이 자동으로 처리되게 만들었습니다.
• 핵심은 이전 단계의 결과값(요약문)을 다음 단계의 입력값으로 그대로 이어서 쓰는 것입니다.
• 도구를 하나씩 늘려갈 때마다 자동화가 할 수 있는 일의 범위도 함께 넓어집니다.
• 다음 탄에서는 여기서 한 단계 더 나아가, AI가 문의 내용을 보고 직접 "급함/일반/스팸"을 판단해서 다른 채널로 나눠 보내는 자동화를 만들어볼게요.

다음 편에서는 단순히 정리해서 저장하는 걸 넘어, AI가 문의 내용을 직접 판단해서 다르게 행동하는 자동화를 다뤄보겠습니다. 지금까지는 정해진 순서대로만 움직였다면, 다음 편부터는 진짜 "에이전트"라는 이름에 걸맞은 자동화가 시작됩니다. 기대해주세요!